Veri sorumluları siciline nasıl kayıt olunur?

Veri sorumluları siciline kayıt olunması, belirli şartlan taşı­yan veri sorumluları için zorunludur. Bunlar haricindeki veri sorumluları yine 6698 sayılı Kanun kapsamında yükümlülük sahibi olsalar da VERBİS kaydı yapmak zorunda değildir.

VERBİS’e kayıtla yükümlü olunanları tespit için, tersinden gitmek gerekir.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu, kanunun verdiği yetkiyi kullanarak kimlerin VERBİS kaydından istisna tutulduğunu tek tek belirlemiştir. Bunun anlamı, aşağıda yer alan veri sorumlula­rının VERBİS kaydı YAPMAYACAKLARI; ama bunlar dışın­dakilerin VERBİS’e kaydolmak zorunda olduğudur:

• Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler
• 18/01/1972 tarihli ve 1512 sayılı Noterlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren noterler
• 04/11/2004 tarihli ve 5253 sayılı Demekler Kanununa göre kurulmuş derneklerden, 20/02/2008 tarihli ve 5737 sayılı Vakıflar Kanununa göre kurulmuş vakıflardan ve 18/10/2012 tarihli 6356 sayılı Sendikalar ve Toplu İş Söz­leşmesi Kanununa göre kurulmuş sendikalardan yalnızca il­gili mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı ve sadece kendi çalışanlarına, üyelerine, mensuplarına ve bağışçılarına yönelik kişisel veri işleyenler
• 22/04/1983 tarihli ve 2820 sayılı Siyasi Partiler Kanununa göre kurulmuş siyasi partiler
• 19/3/1969 tarihli ve 1136 sayılı Avukatlık Kanunu uyarınca faaliyet gösteren avukatlar
• 1/6/1989 tarihli ve 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler
• 4458 sayılı Gümrük Kanunu uyarınca faaliyet gösteren gümrük müşavirleri ve yetkilendirilmiş gümrük müşavirleri
• Arabulucular
• Yıllık çalışan sayısı 50 ve daha az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL ve daha az olan gerçek veya tüzel ki­şi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli ki­şisel veri işleme olmayanlar

VERBİS’e kayıtla yükümlü olanlar aynı zamanda kişisel veri envanteri hazırlamakla da mükelleftir.

Hazırlanacak olan bu envanter, aslında VERBÎS sicil kay­dına da temel oluşturacaktır. Çünkü online yapılan bu sicil kay­dının çeşitli aşamalarında girilmesi gereken bilgiler, envanterde zaten yer alıyor olacaktır.

VERBİS’e kayıt süreci oldukça teknik bir süreçtir ve Kişi­sel Verileri Koruma Kurumuna yapılacak başvurudan sisteme girilmesi gereken onlarca veriye kadar birçok aşamayı içerir. Bu nedenle, VERBİS’e kayıtla yükümlü olacak ölçüde büyük işve­renlerin mümkün olduğunda bu konuda teknik destek alması gerekir.

Ya da organizasyon içerisinde özel bir ekip kurulmalı, bu ekibe öncelikle 6698 sayılı Kanunla ilgili özel bir eğitim ve­rilmeli ve tüm süreci bu uzman ekibin yürütmesi sağlanmalı­dır.