Kişisel veri saklama ve imha politikası nasıldır?

Veri sorumluları siciline kayıtla yükümlü ol­mak, beraberinde ve otomatik olarak envanter yükümlülüğünü de getirmektedir.

İşte VERBİS kayıt zorunluluğu sadece envanter yükümlü­lüğü getirmekle kalmaz, bir de kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlanmasını da gerektirir.

Çünkü Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliğin 5’inci mad­desine göre; veri Sorumluları Siciline kayıt olmakla yükümlü olan veri sorumluları, kişisel veri işleme envanterine uygun ola­rak kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlamakla yüküm­lüdür.

Neyse ki; tıpkı sicile kayıtta olduğu gibi, bu politika met­ninde de esas alınacak olan temel belge “envanter” olacaktır.

Bir “Kişisel veri saklama ve imha politikası” metni asgari olarak aşağıdaki hususlara ilişkin bilgileri içermelidir:

• Kişisel veri saklama ve imha politikasının hazırlanma amacı
• Kişisel veri saklama ve imha politikası ile düzenlenen kayıt ortamları
• Kişisel veri saklama ve imha politikasında yer verilen hu­kuki ve teknik terimlerin tanımları
• Kişisel verilerin saklanmasını ve imhasını gerektiren huku­ki, teknik ya da diğer sebeplere ilişkin açıklama
• Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için alınmış teknik ve idari tedbirler
• Kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için alınmış teknik ve idari tedbirler
• Kişisel verileri saklama ve imha süreçlerinde yer alanların unvanları, birimleri ve görev tanımları
• Saklama ve imha sürelerini gösteren tablo
• Periyodik imha süreleri
• Mevcut kişisel veri saklama ve imha politikasında güncel­leme yapılmış ise söz konusu değişiklik

Bu politika metninin hazırlanması için Kişisel Verileri Ko­ruma Kurumu tarafından yayımlanan rehberlerden faydalanabi­lirsiniz.