ISO KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ BELGELENDİRME SÖZLEŞMESİ

1- Taraflar

….. adresinde mukim İşgören: ….. Hiz. Ltd. Şti., sözleşmede kısaca “AVACERT” olarak anılacaktır.

….. adresinde mukim İşveren: ….. Enerji Sistemleri, sözleşmede kısaca “Kuruluş” olarak anılacaktır).

2- Sözleşmenin Konusu

Aşağıdaki tabloda belirtilen standart(lar)a göre gerçekleştirilecek belgelendirmede uygulanacak esasları belirler.

3- Belgelendirme Şartları

“Belgelendirme Sözleşmesi”nin karşılıklı olarak imzalanmasından sonra, başvuru dokümanları (Başvuru formunda belirtilen ) AVACERT ofisine 15 gün içinde ulaştırılmalıdır.

Kuruluşunuza ait dokümanlar standarda uygunluk açısından incelenecek ve düzeltilmesi gereken bir durum olması halinde bir rapor ile tarafınıza bildirilecektir. Değişiklikler yapıldıktan sonra AVACERT ofisine ulaştırılacaktır.

Belgelendirme denetimi, standart ve sistem dokümanlarına uygunluğunu tespit etmek amacı ile AVACERT denetim ekibi tarafından gerçekleştirilecektir.

Kuruluşun ticari unvan,adres,kapsam..vb web sitesinde kamunun erişimine sunduğu bilgiler haricindeki diğer bütün bilgiler, gizli bilgi olarak kabul edilir ve ilgili müşterinin yazılı izni olmaksızın üçüncü tarafa açıklanmaz. Bu bilgilerin, üçüncü tarafa (akreditasyon kurumu, kamu kurumları vb) sağlanması gerektiğinde veya kanunlarca istendiğinde ve yasal sınırlamalar yoksa ilgili müşteri önceden haberdar edilir. Anadolu Belgelendirme, gizli bilgilerin (dokümanlar, kayıtlar gibi) güvenli olarak ele alınmasını Gizlilik Talimatına uygun olarak sağlamaktadır.

Aşama l Denetimi

Kuruluşunuzun dahil olduğu risk grubunun gerekleri doğrultusunda, gereken durumlarda, Aşama l denetimi kuruluşunuzda gerçekleştirilebilir. Böyle bir gereklilik olması durumunda, bu denetimin planlanması için kuruluşunuzla irtibata geçilecektir.

Aşama l denetiminde herhangi bir uygunsuzluk tespit edilmesi durumunda, belirlenen uygunsuzluklar Aşama 2 denetimi öncesinde tamamlanmalı ve AVACERT' e bilgi verilmelidir. Bu uygunsuzluklar giderilmeden Aşama 2 Denetimine geçilmeyecektir.

Aşama 2 Denetimi

Aşama 2 denetimi Tablo-1 deki standart(lar)ı ve sistem dokümanlarına kuruluş şartlarınızın uygunluğu tespit etmek amacı ile gerçekleştirilecektir.

Aşama 2 denetiminin sonucunda sisteminizin standarda uygunluğunun tespit edilmesi durumunda kuruluşunuz ISO 9001 : …. belgesini almaya hak kazanacaktır.

Gözetim Denetimleri

Gözetim denetimleri, kuruluşunuzun Tablo-1 deki standart(lar)ına uygunluğunun devamının kontrolü amacı ile AVACERT denetim ekibi tarafından 3 yıllık belge geçerlilik periyodunuz içerisinde, en az yılda bir olmak üzere gerçekleştirilecektir. Denetim tarihleri önceki yılın Aşama 2 denetim tarihinden itibaren l yıl olarak hesaplanır.

Belge Yenileme Denetimi

Belge geçerlilik süresi olan üç (3) yılın sonunda, kuruluşların yönetim sistemlerinin ilgili standardın gereklerine uygun ve etkin olarak sürdürülmekte olduğunun ve sürekliliğinin sağlandığının garanti altına alınması için belge yenileme denetimi gerçekleştirilir. Belge yenileme denetimleri belgegeçerlilik süresinden 3 ay önce yapılır.

Kuruluşa belgelendirme denetiminin başarıyla tamamlanmasını takiben, AVACERT denetim ekibi tarafından belge verilmesi önerilecektir.

Belgelendirme denetiminde, sistemin genel inleyişini etkileyecek derecede uygunsuzlukların tespit edilmesi durumunda takip denetimleri belgelendirme denetimini yapan denetim ekibi tarafından gerçekleştirilecektir.

Takip denetimi gerektirmeyen uygunsuzlukların bulunması durumunda ise bu uygunsuzluklara ait Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlerin AVACERT tarafından uygun bulunması ile belgelendirme önerisinde bulunulacaktır.

4- Marka, Logo ve Belge Kullanımı

Kuruluş; marka, logo ve belgeyi AVACERT' in itibarını-zedeleyecek ve/veya kamu güvenini kaybettirecek tarzda hiç bir şekilde kullanmayacak ve Avacert'i yetkisiz kılacak ve/veya AVACERT' i veya diğer tarafları yanlış yola sevk edebilecek beyanat ve açıklamalar yapmayacaktır.

Kuruluş kendi belgelendirmesine ait dokümanlar ile broşürler veya reklamlar gibi iletişim araçlarında yapılan atıflarda ve kullanılan logolarda, AVACERT' in uluslar arası standartlara uygun olarak belirlediği kurallara uyacaktır.

Kuruluş AVACERT web adresinde bulunan Logo Kullanma Talimatı kurallarına uymakla mükelleftir. Bu talimat sözleşmenin bir parçasıdır. AVACERT tarafından belgenin geri çekilmesi veya iptal edilmesi durumunda kuruluş belgelendirmeye yaptığı atıfları kapsayan reklam işlerinin durdurulmasını sağlamakla mükelleftir.

Belgelendirme kapsamı daraltıldığında buna göre bütün reklam malzemesini kuruluş değiştirecektir.

Kuruluş; belge, logo veya herhangi bir belgelendirme dokümanını sadece yönetim sisteminin belirlenmiş standartlara uygunluğunu belirlemek için kullanacaktır. Kuruluş belgelendirmenin kapsam dışındaki faaliyetlerini de kapsadığı izlenimini vermemekle mükelleftir.

Kuruluş; belge, logo veya herhangi bir belgelendirme dokümanını bir ürün veya hizmetin AVACERT tarafından onaylandığını göstermek amacı ile kullanmayacaktır. Kuruluş, sadece belgelendirdiği alanla ilgili olarak kalite yönetim sisteminin belgelendirdiğini iddia edebilir.

5- Belgenin Askıya Alınması ve İptali

Avacert, aşağıda belirtilen durumlarda, belirlenen bir süre için belgeyi askıya alabilir.

*   Gerçekleştirilen denetimler sonucunda majör uygunsuzlukların bulunması,

*   Kuruluşun sözleşme metnindeki yükümlülükleri yerine getirmemesi,

*   Kuruluşun talebi üzerine belge verilen tesis adresindeki değişikliklerden dolayı faaliyete ara verilmesi,

*   Grev, lokavt, re-organizasyon, tabii afetler, hammadde darlığı, sipariş alamama veya benzeri sebeplerden dolayı kuruluşun üretimini / hizmetini durdurması gibi durumlarda kuruluşun talebi ile

*   Belge tarihi esas alınarak, kuruluşun denetim tarihlerini 3 aydan fazla erteleme talebi sonucu, belgesi askıya alınan kuruluşlar, askıya alma gerekçelerinin ortadan kaldırıldığını yazılı olarak bildirmeleri durumunda, askıya alma işlemi kuruluşta gerçekleşecek denetim sonucunda, belgenin devamına uygun olması halinde askı kaldırılır. Askıya alınma gerekçeleri ortadan kaldırılmadığı durumda, belgenin iptali yoluna gidilir.

Aşağıda belirtilen durumlarda sözleşme fesih edilebilir veya iptal edilebilir.

*   Belgelendirme denetiminin, sözleşme imzaladığı tarih itibari ile 3 ay içinde kuruluş tarafından kabul edilmeyerek ertelenmesi sonucu,

*   Kuruluş dokümanlarında bulunan eksikliklerin 3 ay içinde düzeltilmemesi sonucu,

*   Kuruluşun verilen askı süresi veya 3 aylık süre sonunda denetim yapılabilmesi için teyit vermemesi sonucu,

*   Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen takip denetimlerinde kuruluşun uygunsuzluklarını öngörülen sürelerde kapatmaması sonucu,

*   Kuruluşun iflası veya belge kapsamındaki faaliyetine son vermesi veya kuruluş talebi sonucu

*   Kuruluşun belgeyi, belge kapsamında belirtilen alanlardan farklı, yanıltıcı ve haksız kullanması sonucu,

*   Kuruluşun belgede belirtilen tesis adresinde bulunmaması veya tüzel kişiliğin değişmesi sonucu,

Kuruluş belgenin askıya alınması veya iptali durumunda, içeriğinde belgelendirmeye atıf yapılan bütün reklf malzemelerinin kullanımını durduracak ve belgeyi en geç l ay içinde iade edecektir.

6- İtirazlar ve Şikayetler

Kuruluş tarafından, denetimler sonrasında, denetim raporları, denetim ekibi, denetim içeriği v.b. hususlarda itiraz ve şikayetler yazılı veya sözlü olarak yapılabilir. AVACERT yetkilileri tarafından değerlendirilen şikayet ve itiraz değerlendirmelerin sonucu yazılı olarak ilgili kuruluşlara ve denetim ekiplerinin üyelerine bildirilir. İlgili kararlar çerçevesinde gerekli düzeltici/önleyici faaliyetler başlatılır. Web sayfası üzerinde ilgili prosedürlerde uygulamalar belirtilmiştir.

7- Hizmet Bedelleri ve Ödemeler

Denetim sonucuna bakılmaksızın AVACERT ücrete hak kazanır. Sözleşme akabinde Merkez Bankası döviz satış kuruna göre kesilecek fatura ile ödeme yapılır.

Denetim ücretlerinin %50 si sözleşme imzalandığında, geri kalan %50 si yapılacak denetimden en geç l hafta önce kuruluş tarafından ödenecektir. Sözleşmenin iptali halinde tahsil edilen bedelin %50'si herhangi bir zarar ispat şartına ve ihtar keşidesine gerek olmaksızın AVACERT tarafından fatura karşılığı tutulur.

Yol ve konaklama masrafları müşteri tarafından karşılanır.

Denetim sonrası olası uygunsuzluklar durumunda tekrar denetim bedeli ( Re-audit ) 300 + KDV'dir. Sertifikalar Türkçe düzenlenir. Müşteri isteğine bağlı olarak farklı dillerdeki ilave her lisan için sertifika bedeli 50 + KDV 'dir.

Çok işletmeli kuruluşlar için,aynı kapsamda ya da alt kapsamda olmaları ve ana belgelendirme dokümanına açık bir atıfı içermesi koşuluyla belgelendirmenin kapsadığı her şube için ayrı sertifika düzenlenmesi talebi gelmesi durumunda ilave her sertifika için 50C+KDV ücret talep edilir.

Ara denetimlerde gelecek iptal taleplerinde ilgili yılın denetim ücretinin %50'si oranında fatura kesilecektir

Hesap Bilgileri

…..

…..

…..

8- Sözleşme Geçerliliği

Sözleşmeyi imzalayan kuruluş bu sözleşme hükümlerine kayıtsız ve şartsız uymayı taahhüt eder.

Belgenin kullanılması ile ilgili olarak tüm hukuki, mali ve teknik sorumluluk, kuruluşa aittir. Belge, belgede adı geçen kuruluşun mülkiyetinde olup, hiçbir şekilde başka bir kurum ya da tüzel kişiliğe devredilemez. Belgenin üçüncü şahıslarca haksız yere kullanımından doğan sorumluluk kuruluşa aittir.

Kuruluş; dokümantasyon incelemesi, belgelendirme denetimi, takip denetimi, gözetim denetimi ve yeniden belgelendirme denetiminin yapılması için gerekli tüm düzenlemeleri yapmakla yükümlüdür.

Kuruluş Yönetim Sistemi uygulamalarındaki, organizasyonel değişiklikleri (kilit yönetici-karar alma ve teknik kadro vb..gibi değişmesi), çok işletmeli kuruluşlarda şube değişikliklerini, unvan değişikliklerini, adres (iletişim adres ve sahalar) değişikliklerini, tüzel kişilik değişikliklerini, yönetim sistemi ve proseslerdeki büyük değişiklikler, unvan değişikliği durumlarında takip eden bir ay içerisinde AVACERT' e bildirmek zorundadır.

Yapılan değişiklikler kapsamında, yeniden yapılanma (kuruluş üst yönetiminin değişmesi, organizasyonel değişiklikler, tüzel kişilik değişikliği, şirket evlilikleri, üretim/hizmet kapsamının tamamen değişmesi, adres değişikliği, unvan değişikliği durumlarında kuruluşta gerektiğinde tam tetkik gerçekleştirilir ve eski belge iptal edilerek yeni belge düzenlenir.

Yapılan değişiklikler neticesinde yeni bir tetkik gerekip gerekmediği Planlama birimi tarafından karara bağlanarak kuruluşa bildirilir.

Kuruluş Avacert web sayfasında yapılan değişikleri takip etmekle ve uymakla mükelleftir.

Belge geçerlilik süresi 3 (üç) yıldır. Bu sözleşme, imzalandığı tarihten itibaren belge geçerlilik süresi sonuna kadar geçerlidir.

Kapsam değişikliği, adres değişikliği ve unvan değişikliği denetimlerinde, sözleşme süresinde her hangi bir değişiklik yapılmaz. Belgenin geçerlilik süresi için, ilk belge tarihi temel alınarak belge yeniden düzenlenir ve yapılan değişiklikle ilgili yeni sözleşme imzalanır.

Kuruluşumuz akreditasyon onayı sonrası akreditasyonunun iptali, askıya alınması durumunda müşteri firmalarımızın bu durumdan olumsuz olarak etkilenmemesini sağlamak amacı ile bu firmalar ücretleri firmamız tarafından karşılanmak üzere başka belgelendirme kuruluşlarına yönlendirilecektir.

İş bu sözleşmenin uygulanmasından doğacak ihtilaflarda … Mahkemeleri ve icra Daireleri yetkilidir.

Kuruluşun sözleşmede belirttiği adres tebligat hukuku açısından ikametgahı olarak kabul edilecektir. Bu adrese gönderilen taahhütlü veya iadeli taahhütlü yazışmalar tebligat hükmünde olacaktır. .. / .. / ….

…                                                                 Kuruluş

[/column]