Bugün pek çok büyük adliyede arabuluculuk büroları (Ankara, İstanbul, İzmir, Bursa, Kayseri, Mersin) mevcuttur. Bu bürolara başvuru yapıldığında, arabuluculuk bürosunda çalışan görevlinin yardımıyla UYAP arabulucu portalı üzerinden sicile kayıtlı arabulucular arasından “arabulucu atama” işlemi yapabilmektedir. Tarafardan biri arabuluculuğa gitmeye karar verirse büro personeli öncelikle belirlenen veya tercih edilen bir arabulucu olup olmadığını sorar. Belirlenen veya tercih edilen bir arabulucu olmaması durumunda UYAP ekranından arabulucu atama süreci başlatılabilir.
Arabuluculuk başvuru dosyası arabuluculuk bürosuna bilgi alma amacıyla gelen vatandaşlar için açılan dosya türüdür. Dosya kaydı sırasında en az bir taraf girişi, başvurucu taraf için T.C. kimlik numarası ve uyuşmazlık türü girilmektedir.
Arabuluculuk başvuru dosyasının açılmasından sonra tarafarın arabulucuya gitmeye karar vermesi durumunda “dosyaya arabulucu ekleme” ekranından başvuru dosyasına arabulucu ekleme işlemi yapılmaktadır. Eğer başvuru arabulucuya yönlendirildiyse, arabulucu kanalıyla süreç başlatılmaktadır. Arabulucu uygun değilse veya belli bir sürede yanıt vermiyorsa, sistem dosyanın arabulucuya yönlendirilemediğini kaydetmekte ve başka bir arabulucuya yönlendirilmesi için tekrar atama işlemini başlatmaktadır. Arabulucu görev almak istemediği zaman portalda “görev almak istemiyorum” seçeneğini işaretlemelidir.
Arabulucunun arabuluculuğu reddetme nedenlerine bazı örnekler şöyle olabilir Arabulucu, herhangi bir sebeple (kişiliği, kişisel deneyimleri nedeniyle) tarafsızlığını sürdüremeyeceğini düşünebilir.
Sistemde kayıtlı bulunan bir arabulucunun kendisine yapılan olası bir atama / görevlendirme işlemi için hazırlıklı olması gerekir. Arabulucunun hazırlıklı olmasından kastedilen, kendisine verilen arabuluculuk sicil kaydının bilinmesi ve kendisine ulaşılan iletişim kanalının ulaşılabilir olmasıdır. Arabuluculuk bürosundan gelecek görevin kabul edilmesi durumunda, sürecin hızlandırılması, olumlu sonuçlandırılması yönünde telkinlerden uzak durularak, arabuluculuk sürecinin tüm aşamalarının uygulanması önemlidir. Talebi ileten kişinin temsil durumu (ehliyeti) tespit edildikten sonra, diğer tarafa ulaşma aşamasında tarafsızlığın korunmasına dikkat edilmelidir. Diğer tarafa telefon edilmesi; buna ek olarak yazılı davet ile birlikte arabuluculuk broşürü de (bk. Mahkeme Temelli Arabuluculuk Hizmetleri El Kitabı) gönderilmesi düşünülebilir.
Arabulucu, tarafarın arabuluculuk sürecine davet edilmesi konusunda zorluklarla karşılaşabilir. Tarafar kendilerine telefonla yapılan davet konusunda çekimser kalabilirler. İlk temasın telefonla yapılması durumunda bu riskleri en aza indirgemek için arabulucuya bazı tavsiyeler (veya ipuçları) verilebilir:
muhatabınıza kendisini ifade etme ve ayrıntıları anlatma imkânı tanıyın.
Ayrıca arabulucunun, tarafarın direnç göstermeleri durumunda olumlu tavrını sürdürmesi gerekmektedir. Tarafarın sürece ilişkin kaygılarının varlığını kabul etmek gerekir. Tarafarca sürecin kabul veya reddedilmesi durumunda güvenilirlik ve saygının korunması gerekir.