Arabulucu, tarafarın birbirlerini dinlemelerini, anlamalarını ve çözüm üretmelerini sağlayan süreci yöneten kişidir. Bu sebeple, arabulucunun sürece ilişkin bazı görev ve işlevleri vardır. Bu temel görev ve işlevler aşağıda belirtilmiştir:
Arabulucu, sürece ilişkin yöntemin planlayıcısı ve idare edenidir. Tarafarla birlikte ve ayrı ayrı yapılacak görüşmeler, görüşme süreleri ve ortamı, katılımcıların kimler olacağı, gizliliğin ve tarafarın birbirine saygısının sağlanması gibi konular arabulucunun görevleri arasındadır. İlaveten, tartışmalara bir yön verilmesi ve iletişimi devem ettirecek olumlu bir ortamın oluşturulmasından arabulucu sorumludur. Arabulucu, süreci yönetirken tarafarın eşitliğine, birbirleriyle etkileşime girmelerine ve tarafsız görünümünü korumaya dikkat etmelidir.
Bunun yanında arabulucu, arabuluculuk yöntemini karşı tarafa zarar vermek veya en azıdan karşı tarafı oyalamak için kullanmak isteyen tarafara izin vermemelidir.
Arabulucu, sürecin yönetimini elinde tutmalı ve o şekilde görülmelidir. Bunun için, arabulucunun tarafarca güvenilir olarak kabul edilmesi gerekir ki tarafar, kendisi ile hassas bilgiler paylaşılabilsin. Bunun yanında arabulucu etkin, amaca uygun, tarafsız ve tarafara eşit muamele yapar şekilde görülmelidir. İyimser, enerjik, sabırlı ve kararlı olmak süreç yönetiminde arabulucunun çok işine yarayacaktır. Süreç yanında arabulucu, zamanı da iyi idare edebilmelidir.
Uyuşmazlığın tarafar arasındaki iletişim bozukluğunda kaynaklandığı durumlarda arabulucu, iletişim eksikliğinin giderilmesi görevini üstlenir. Pek çok uyuşmazlığın altında yatan temel sebep, yanlış ifadeler veya yanlış anlaşılmalardır. Bu durumda arabulucu, iletişim teknikleri kullanarak ve soru sorarak tarafarın birbirini anlamasına, doğru şekilde iletişimin sağlanmasına yardımcı olmalıdır.
Tarafar ve arabulucu arasında güvene ve saygıya dayalı dengeli bir ilişki kurulması önemlidir. Bunun için, arabulucu:
Bunun yanında arabulucu, tarafarı sadece dinlememeli, onları duymalı ve anlamalıdır.
Taraf, duyulduğunda ve anlaşıldığında dikkatin kendisine yöneldiğini hissedecek ve kendisine değer verildiğini düşünecektir.
Tarafar, arabuluculuk süreci, sürecin işleyişi ve süreçten neler beklenmesi gerektiği gibi konularda eksik veya yanlış bilgiye sahip olabilirler. Bu nedenle arabulucu, arabuluculuk hakkında genel bilgiler yanında, sürece, sürecin aşamalarına ve gündeme ilişkin bilgi vermeli; yani “tarafarı aydınlatmalıdır.” Bunun yanında, tarafardan beklentilerin neler olduğu, tarafarın birbirlerine karşı tutumlarının nasıl olması gerektiği gibi konularda arabulucu, tarafarı bilgilendirmelidir.
Müzakere aşamasında tarafar için çözüm seçeneklerini ortaya çıkarmak ve bu seçenekleri çeşitlendirmek, arabulucunun görevleri arasındadır. Arabulucu, mevcut seçeneklere tarafarın dikkatini çekerken; yeni çözümler sağlayacak ek bilgilerin elde edilmesini sağlayabilir. Tarafarın takıldıkları veya tıkandıkları noktalarda çözüm için yeni düşünceler oluşturulabilir. Örneğin; çözümün sağlanmasında engelleyici unsur tarafarın birbirlerine güvenmemesi ise arabulucu, bu güvenin oluşmasını da sağlamalıdır. Ancak unutmamak gerekir ki arabulucunun bir çözümü tarafara empoze etmesi ve bu çözümün kabul edilmesi yönünde onlara baskı kurması mümkün değildir.
Arabulucu, tarafardan elde ettiği bilgileri uygun şekilde kullanıp onların çözüme ulaşmasına yardımcı olmalıdır. Bunun için, eldeki bilgilerden hangilerinin ne şekilde kullanılacağına karar vermelidir. Ancak bu aşamada gizlilik ilkesine uyulmalı ve tarafın diğer tarafa aktarmasını istemediği bilgileri gizli tutmak gerektiği unutulmamalıdır. Arabulucu, mevcut seçenekleri iyi bir şekilde düşünmeli ve uygulamalıdır.
Arabulucu, özellikle gerçekçi olmayan veya karşı tarafça kabul edilmesi mümkün olmayan yaklaşımlar, teklifer söz konusu olduğunda, bu yaklaşım veya teklifte bulunan tarafın gerçeklik testini yapmasını sağlamalıdır. Tarafarın menfaat ve kaynaklarına hâkim olan bir arabulucu, neyin mümkün olmadığı konusunda bir kanaate sahip olabilecektir. Bu açıdan, gerektiğinde, bu yaklaşım veya teklifn kabul edilebilirliğinin sorgulanmasını sorduğu sorularla sağlamalıdır.
Arabulucu, tarafarın istekli görünmek istemedikleri, ama aslında kabul ettikleri kararların sorumluluğunu üstlenebilir. Örneğin; bir tarafın diğer tarafa doğrudan yaptığı takdirde kabul etmeyeceği bir teklif, arabulucu, teklif yapan tarafın onayını alarak ve söylemesine izin verdiği sınırlarda kalarak sanki kendi teklifymiş gibi yapabilir. Bu şekilde, daha kolay bir iletişim kurularak, kararlar daha kolay hayata geçebilir ve arabulucu, tarafarın karşılıklı desteğini kazanmış olur. Benzer şekilde, süreçte yaşanabilecek iletişim bozuklarında, mümkün ise kusurları arabulucunun üstlenmesi, diğer bir ifade ile günah keçisi olması iletişim sorununun çözümüne yardımcı olabilir.
Arabuluculukta taraf duygularını ifade etmeye başladığında buna engel olunmaması, hatta tarafın bu yönde teşvik edilmesi, en önemli kurallardan biridir. Zira duyguların ifade edilmesine izin verilmez ise bu durum, arabuluculuk sürecinin tıkanmasına sebebiyet verir; iyi bir müzakere ortamının oluşmasını engeller. Duygular rahatlamadan tarafarın objektif olması zordur. Bu sebeple, arabulucunun özellikle her bir taraf ile teke tek (yüz yüze–mekik arabuluculuğu) yapılan görüşmelerde tarafın duygularını serbest bırakmasını sağlaması, onu anladığını ve duygularının önemli olduğunu ifade etmesi, arabulucu ile tarafar arasında bir ilişkinin kurulmasına olanak verir. Bu görüşmelere özel oturum (caucus) da denir. Bu durumda arabulucu, tarafarın birbirlerine karşı öfke patlaması yaşamalarının önüne geçmeli, onları sakinleştirmeli, gerekiyorsa konuyu değiştirmeli veya ara vererek kontrolü elinde tutmalıdır. Arabulucu, tarafar sakinleştiğinde tekrar ortak oturumlara dönebilir.
Tarafar, genellikle geçmişte yaşanan olayların etkisinde altında kalır ve bu durum, uyuşmazlığın çözülememesine sebep olur. Oysaki arabuluculuk, tarafarın her ikisi için de uygun bir geleceğin oluşturulmasına odaklanır; geçmiş, sadece bu geleceğin oluşturulması bakımından yardımcı olabildiği oranda önemlidir. Geçmiş ve geçmişte olanlara, yargılamada kimin haklı kimin haksız olduğunu belirlemek için ihtiyaç duyulur. Arabuluculukta ise mümkünse her iki tarafın kazanacağı, menfaat odaklı çözümlere ulaşılmaya çalışılır.
Bu sebeple arabulucu, tarafarın geçmişten ziyade geleceğe yoğunlaşmalarını sağlamalıdır.